Slik fikk PostNord kontroll på useriøse varebil­sjåfører

Hvordan sikre at underleverandører på varebiltransport er seriøse? I 2022 som kom det tallrike mediesaker om useriøse varebilsjåfører – typisk ENK – som var underleverandører til de store transportselskapene.

Sonia Finckenhagen Seyersted, advokat og direktør i avdelingen for Juridisk, Compliance og Sikkerhet i PostNord, bekrefter overfor Retailmagasinet at også de mottok kritikk.

Avdelingen ble etablert 1. april 2022.

– Vi erkjente at vi kunne bli bedre, sier hun til Retailmagasinet.

PostNord besluttet at de måtte jobbe enda hardere med utfordringen.

– Tonen ble satt av konsernledelsen. Hele ledergruppen besluttet å løfte problemstillingen enda høyere på agendaen, forteller Seyersted.

De viktigste tiltakene var eget compliance-program, intensjonsavtaler med flere myndighetsorganer, en ryddigere onboardingsprosess og et nylig innført internt krav om fortrinnsvis å inngå avtale med underleverandører som er registrert som AS og ikke ENK.

Uregulert felt

Antallet mindre seriøse sjåfører av varebiler hadde økt. Seyersted forteller at det særlig blomstret opp under pandemien. Mange begynte å kjøre varebiler på den tiden.

– Feltet var uregulert, og det var kun krav om vanlig førerkort. Det var ikke noe løyveplikt eller kjøre-og hviletid, sier hun.

Samarbeid med offentlige

Siden inngangen av 2022 har PostNord hatt jevnlige møter med Skatteetaten. I juni i fjor ble det inngått intensjonsavtale for å forebygge og bekjempe arbeidslivskriminalitet.

Målet med intensjonsavtalen er at Skatteetaten skal bistå PostNord med å styrke interne rutiner ytterligere og organisere arbeidet for å redusere muligheten for at kriminelle aktører kan inngå kontrakter med PostNord.

PostNord samarbeider også tett med Statens Vegvesen, som i Q4 ble del av intensjonsavtalen med Skatteetaten.

– Det er et skille på roller. Vi er ikke et myndighetsorgan. Vi har ønsket bedre opplæring fra Statens Vegvesen og Skatteetaten, sier Seyersted.

Som del av avtalen med skatteetaten får PostNord informasjon om utestående skatte- og arbeidsgiveravgift fra underleverandører.

– Nå vet vi også hvilke underleverandører det gjelder. Vi jobbet lenge for å få denne informasjonen, sier Seyersted.

En ytterligere forbedring vil det være om PostNord får automatisert sanntidsinformasjon i form av et dashboard, og ikke bare tilsendte Excel-ark.

– Med et dashboard kan vi monitorere utestående levende og enklere, sier Seyersted.

I tillegg ønsker PostNord seg flere utekontroller, også på terminalene.

– Vi får ikke rapport etter slike kontroller. Det ønsker vi, for vi vil vite status.

Compliance

Åpenhetsloven stiller strenge krav til alle aktører om at alle har skikkelige, grunnleggende og anstendige arbeidsforhold.

– Vi har hele tiden hatt krav i vår 'supplier code of conduct', også før Åpenhetsloven, poengterer Seyersted.

PostNord har et compliance-program basert på risikovurderinger som er delt inn i 6-8 risikoområder. De skiller ikke lenger mellom kjøretøy på over og under 3,5 tonn. Kravene til dokumentasjon er de samme.

PostNord har innført obligatorisk opplæring av ansatte som kommuniserer med transportører.

Det er laget en plan for de årlige møtene med transportørene som det føres referat fra.

Avvik skal alltid lukkes til neste kvartal.

Onboarding av nye underleverandører er blitt tryggere. Alle skal prekvalifiseres for å kunne kjøre for PostNord.

Alle transportører inn skal i avtalen, ikke bare varebiler - dette referere seg til avtalen med Skatteetaten.

Lønnsslipper og arbeidsavtaler gjennomgås.

Insourcing og større underleverandører

Seyersted forteller at insourcing av sjåfører også er et viktig tiltak mot A-krim.

– Vi har en plan og strategi fremover for dette, sier hun; 

Nye transportavtaler skal inngås med AS, ikke ENK.

– Vi ønsker oss større underleverandører. Risikoen for kriminalitet faller da. Erfaringen har vist at ENK har mye mer utestående skatt, sier Seyersted.

Lettere å varsle

PostNord skiller nå ikke mellom varsler som kommer internt eller eksternt. Også underleverandører kan varsle om kritikkverdige forhold, og det er QR-koder på alle terminaler som forenkler slik varsling.

PostNord implementerte dette tiltaket for et år siden.

Fornøyd

I sum er Seyersted med utviklingen de siste to årene.

– Tiltakene har fungert. Samarbeidet med skatteetaten har vært viktig. Vi har fått bedre kontroll av våre underleverandører. Oppfølgingen er blitt god, og det er en klar nedgang i utestående. Vi er stolte av jobben vi har gjort, avslutter Sonia Finckenhagen Seyersted.